زمانی که به مجموعه نوشته‌های یک مقاله طی پروسه سابمیت نگاه می‌کنیم، در ظاهر بخش‌های بسیاری تکرار شده‌اند، و این باعث می‌شود نگارش هر یک به صورت مجزا دشوار به نظر بیاید. اما از آنجا که هر قسمت کاربرد به‌خصوصی دارد و توسط اشخاص متفاوتی خوانده می‌شود، باید قاعده مهم رعایت تناسب بین نوشته متن و خواننده متن را در اولویت قرار دهیم.

به عنوان مثال، تفاوت کاور لتر (Cover Letter) با صفحه عنوان (Title Page) در این است که مورد نخست، حکم معرفی متن به سردبیر ژورنال را دارد، در حالی که مورد دوم، صفحه اول مقاله و دربرگیرنده عنوان، مولف و جزئیات مهم دیگر درباره آن است.

کاور لتر قسمتی از کار شماست که توسط سردبیر خوانده می‌شود تا درباره قبول یا رد چاپ و نشر آن تصمیم گرفته شود. پس مشخص شد که کاور لتر را در جهت «متقاعد کردن سردبیر به گنجاندن مقاله ما در ژورنال» می‌نویسیم.

بخشی از تصمیم‌گیری حول این مساله، بر پایه مدل تجاری است. به همین دلیل، سردبیر باید مقاله‌هایی را انتخاب کند که خواننده را به خود جذب کنند. البته یقیناً جذابیت در دیدگاه خوانندگان ژورنال‌ها تفاوت‌هایی غیرقابل انکار با کسب درآمد صرف دارد. باید اضافه کنیم که کاور لتر شغلی، هرچند در ماهیت با نوع تحقیقاتی یکسان است، اما نگارش آن تابع رویکرد دیگری است که فعلاً مورد نیاز ما نمی‌باشد.

ضرورت نوشتن کاور لتر در این است که عدم حضور آن، به سادگی باعث کنار گذاشته شدن اثر شما می‌شود؛ زیرا که معنای غیرمستقیم آن، نادیده گرفتن نقش کلیدی سردبیر مجله می‌باشد! پس بهتر است از اصول آگاه شویم و کاور لتری درخور برای مقاله تدارک ببینیم. قواعد زیر، پایه‌های کلی و جامع برای تهیه یک کاور لتر است که روند خوانش و دریافت منظور شما را برای خواننده روان می‌سازد.

پیش از شروع توضیح، شایان ذکر است که برای انتخاب قالب و ساختار مورد استفاده، فارغ از هرگونه دستورالعمل دیگر، به راهنمای ژورنال مدنظر خودتان مراجعه کنید. عدم ارائه موارد لازمه توسط شما، منجر به رد یا ریجکت اتوماتیک خواهد شد. در ادامه، سه سوال را درباره کاور لتر بررسی می‌کنیم…

چه مواردی را باید در کاور لتر بگنجانیم؟

• نام ژورنال و سردبیر: این اطلاعات را می‌توانید از طریق وب‌سایت ژورنالی که قصد سابمیت یا ارسال مقاله‌تان به آن را دارید به دست بیاورید.
• عنوان و نوع مقاله: مشخص کردن اینکه مقاله شما در دسته بازبینی، تحقیقاتی، مطالعه موردی یا سایر موارد جای می‌گیرد، طبقه‌بندی اثر شما را بسیار آسان‌تر می‌سازد.
• تاریخ ارسال: زمان ارسال کاور لتر عموماً با تاریخ سابمیت مقاله یکسان است.
• خلاصه پیشینه: توضیح کوتاهی است درباره سوابق تحقیقات و سوالی که شما را به انجام این پژوهش ترغیب کرده، یا چیزی که موجب شده این موضوع برایتان اهمیت پیدا کند.
• خلاصه روش تحقیق: توضیحی است مختصر از روش کار پژوهشی شما.
• یافته‌های اصلی و اهمیت: پاسخی است به اینکه کار شما می‌تواند چه بهبودی در زمینه تحقیق برای جامعه عملی فراهم کند.
• اطلاعات مولف‌ها: ذکر افیلیشن (Affiliation) نویسنده‌ها در کاور لتر واجب است.
• وضعیت فعلی در زمینه انتشار: مشخص کردن اینکه مقاله حاضر، پیش از این منتشر نشده و تحت بررسی ژورنال دیگری نیست، هم‌چنین تمامی نویسندگان به اجماع رسیده‌اند که پیش‌نویس مقاله را برای این ژورنال ارسال نمایند.

چه مواردی را نباید در کاور لتر بگنجانیم؟

• سعی کنید از عبارات مخفف یا اصطلاحاتی که مختص قشر خاصی هستند بپرهیزید.
• در تعریف از کارتان زیاده‌روی نکنید. اگرچه هدفتان این است که مقاله در مجله چاپ شود، اما جانب احتیاط را در استفاده از لغاتی نظیر «برای اولین بار» یا «جدید» در اشاره به مقاله حفظ نمایید.
• از آوردن نام افرادی که ممکن است مقاله شما را تایید کنند بپرهیزید. هم‌چنین بحث درباره اعتبار کار افراد دیگر، مواردی نیستند که برای سردبیر جذاب باشند.
• کاور لتر را خیلی طولانی ننویسید. شما باید مختصراً به سردبیر بگویید چرا مقاله‌تان برای چاپ در آن ژورنال مناسب است. سعی کنید کاور لتر در یک صفحه تمام شود.
• از شوخی کردن بپرهیزید. کاور لتر نوشته‌ای رسمی است و اگرچه لفاظی می‌تواند حال سردبیر را بهتر کند، اما نتیجه مثبتی برای شما نخواهد داشت.

ساختار کاور لتر چگونه است؟

در پایین، ساختاربندی مواردی را می‌بینیم که در بالا خواندیم.

1. نام، نام خانوادگی و مدرک دانشگاهی سردبیر؛ جایگاه شغلی او در ژورنال؛ نام ژورنال؛ آدرس ژورنال؛ تاریخ ارسال کاور لتر: این اطلاعات در بالا، گوشه سمت چپ (اگر به انگلیسی نوشته شود) و گوشه سمت راست کاور لتر (اگر به فارسی نوشته شود) می‌آید.

2. خطاب قرار دادن سردبیر: در کاور لترهای انگلیسی، بهتر است سردبیر را با عباراتی نظیر Dear، Dr. یا امثالهم مورد خطاب قرار دهید. در هر صورت سعی کنید از عباراتی مانند Mrs. که می‌تواند به وضعیت جنسیتی خاص اشاره داشته باشد بپرهیزید.

3. پاراگراف مقدمه یا معرفی: کاور لتر بایستی به زبان رسمی نوشته شود. جملاتی مانند I am writing to submit our manuscript entitled… یا I, on behalf of all co-authors, am writing to submit our manuscript entitled… می‌تواند نمونه‌ای برای شروع معرفی باشد. پاراگراف اول را با اشاره به عنوان مقاله و عنوان ژورنال آغاز کنید. در ادامه، یک یا دو جمله خلاصه در توضیح طراحی، شرایط قابل استفاده، سوال، یافته‌ها و نتیجه‌های تحقیق ارائه کنید.

4. هدف و نقش: در پاراگراف دوم، بستری که شما را مصمم به انجام تحقیق نمود، خوانندگان یا مخاطب هدف، و نام ژورنال را باید بنویسید. بررسی یافته‌های مطالعات پیشین و شکاف موجود، هم‌چنین تناسب اهداف و حوزه فعالیت مقاله و ژورنال نیز در این پاراگراف نوشته می‌شوند. شرایط استفاده بیشتر و گسترده‌تر از اثرتان در زمینه تحقیق را در انتهای این پاراگراف بیاورید.

5. کارهای مشابه: در این قسمت، عنوان و ژورنال کارهای انگیزه‌بخش یا تاثیرگذار بر مقاله‌تان را می‌آورید. فراموش نشود که باید استاندارد قالب ژورنال (APA، Chicago یا غیره) را در این مورد رعایت کنید.

6. داورهای پیشنهادی و اظهارات ضروری: می‌توانید چند داور پیشنهادی شامل نام، موسسه و تخصص ایشان برای حالتی که مقاله‌تان تحت داوری قرار می‌گیرد اعلام کنید. سه تا پنج پیشنهاد معمولاً کفایت می‌کند. احتمال بالایی دارد که حداقل یکی از پیشنهادهایتان مورد پذیرش واقع شود. به خاطر داشته باشید که باید دلایل مناسبی برای پیشنهادهایتان در این قسمت بیاورید؛ مثلاً فرد مورد نظر، از پیشینه لازم برای ارزیابی یافته‌ها برخوردار است. ذکر عدم وجود هیچ‌گونه تعارض منافع نیز ضروری است. به علاوه، باید اطلاعاتی مانند اینکه مقاله اصلی است و خودتان آن را نوشته‌اید و هیچ قسمتی از این مقاله حاضر پیش‌تر توسط هیچ مجله دیگری منتشر نشده را تحت قالب جملاتی مانند «We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal» و «All authors have approved the manuscript and agree with its submission to…» در این پاراگراف بیان کنید. مشخص است که این قسمت، مهم‌ترین بخش کاور لتر به حساب می‌آید.

7. اطلاعات درخواستی احتمالی: می‌توانید برای نمایش حسن همکاری، در این بخش راه‌های ارتباطی‌ای به منظور ارسال یا درخواست اطلاعات اعلام کنید.

8. پایان‌بندی: در انتها می‌توانید با استفاده از عبارات مودبانه‌ای مانند Sincerely به همراه نام کامل خودتان و مولفان دخیل دیگر در تحقیق، کاور لتر را به پایان ببرید؛ هرچند یک بخش مهم دیگر نیز باقی است.

9. اطلاعات مولفین: پس از تکمیل کاور لتر، لازم است نام مولفین، موسسه یا افلیشین، آدرس موسسه، آدرس ایمیل و شماره تلفن خود را بیاورید.

پیش از ارسال کاور لتر، موارد زیر را در آن چک کنید (قالب اعلام‌شده توسط ژورنال قطعاً در اولویت است):

• فونت کاور لتر انگلیسی شما باید Arial یا Times New Roman و سایز ۱۲ باشد.
• بین تمامی لغات فقط یک فاصله وجود داشته باشد.
• بین پاراگراف‌ها یک خط فاصله باشد.
• جملات Justified باشند.
• نوشته از نظر گرامری و املایی بررسی شود. نوشته فارسی را با نرم‌افزار ویراستیار و کاور لتر انگلیسی را توسط گرامرلی بررسی کنید.

برای دانلود نمونه کاور لتر (CoverLetter) برای مقاله کلیک کنید