اغلب کارهای تایپی در نرم افزار Word انجام می‌شود و به همین روال، ویرایش آن نیز در این برنامه انجام می‌گیرد.

در برخی مواقع لازم است که مشخص باشد کدام قسمت از متن ویرایش شده است و نرم افزار ورد نیز ابزاری برای این کار دارد که با نام ترک چنج (Track Changes) شناخته شده است، یعنی تغییراتی که در فایل اعمال می‌کنید را با استفاد از این ابزار می‌توانید دنبال کنید و متن پیش از ویرایش را ببینید. 

آموزش استفاده از ابزار Track Changes در نرم افزار Microsoft Office Word

در ادامه با آموزش مرحله به مرحله استفاده از ابزار Track Changes در ورد با ما همراه باشید.

فعال کردن Track Changes

1- برای فعال کردن ابزار Track Changes وارد تب Review شوید.

2- دکمه Track Changes را از میان گزینه‌ها انتخاب کنید. با فعال کردن این ابزار متوجه خواهید شد که رنگ آن نسبت به سایر ابزار این نوار تیره‌تر شده است.

زمانی که دیگر لازم نیست از این ابزار استفاده کنید کافیست دوباره وارد همین گزینه شده و به روی Track Changes کلیک کنید تا دوباره به حالت اولیه خود بازگردد.

نمایش تغییرات

شما می‌توانید تغییراتی که اعمال می‌کنید را با نوشته یا کامنت مشخص کنید، به این کار در برنامه ورد markup یا نشانه گذاری گفته می‌شود.

بدین شکل که هر تغییر اعمال شده در فایل با استفاده از مارک آپ مشخص شده و در صورت لزوم توضیحی درباره‌اش نوشته می‌شود. برای انجام این کار مراحل زیر را طی کنید.

1- در همان تب Review منوی Display for Review را باز کنید. گزینه‌های مختلفی در این منو خواهید دید که ما در ادامه توضیح خواهیم داد.

Simple Markup، نسخه ویرایش شده محتوا را بدون هیچ نشانه‌ای نمایش می‌دهد.

برای مثال، اگر شما یک جمله را حذف کرده باشید، آن جمله دیگر در متن دیده نمی‌شود، اما یک خط عمودی در سمت چپ خطی که جمله آن حذف شده ظاهر می‌شود که مشخص می‌کند در این جمله تغییراتی اعمال شده است.

با انتخاب این خط، Simple markup به All Markup تغییر می‌کند.

در حالیکه گزینه Simple Markup فعال باشد، توضیحات مربوط به تغییرات اعمال شده توسط یک بالون گفتگو در سمت راست صفحه نمایش داده می‌شود.

با کلیک به روی این بالون می‌توانید توضیحات مربوط به تغییرات اعمال شده را مشاهده کنید.

All Markup، تمامی مارک آپ‌ها و توضیحات را نشان می‌دهد. اگر کار ویرایش متن یا نمونه خوانی را انجام می‌دهید، پیشنهاد می‌شود از این گزینه استفاده کنید. با انتخاب این گزینه، یک خط عمودی همانند آنچه در Simple Markup توضیح داده شد، در سمت چپ صفحه ظاهر می‌شود که مشخص می‌کند در آن خط تغییراتی اعمال شده است. با انتخاب این خط عمومی به حالت Simple Markup باز می‌گردید.

No Markup، نسخه ویرایش شده محتوا را بدون هیچ مارک آپ یا توضیحاتی نمایش می‌دهد.

Original، نمونه اصلی محتوا را بدون هیچ مارک آپ یا توضیحاتی نشان می‌دهد.

2- منوی Show Markup را باز کنید تا مشخصه‌های مختلف نمایش تغییرات را مشاهده کنید. پیشنهاد می‌شود نمایش تمامی مارک آپ‌ها را انتخاب کنید (مثلا توضیحات، اضافه و حذف شدن جملات و تغییرات در فرمت فایل). در اغلب مواقع فعال بودن Show Only Comments and Formatting Balloons برای بیشتر کارهای ویرایشی و نمونه خوانی کافی است، بنابراین با این کار جملات اضافه یا حذف شده متن در نوشته ظاهر می‌شوند.

حذف نوشته با Track Changes

1- متنی که می‌خواهید حذف شود، انتخاب کنید.

2- کلید delete را بزنید. در حالت All Markup، نوشته مورد نظرتان حذف می‌شود اما در متن با یک خطی که رویش کشیده شده نمایش داده می‌شود.

اضافه کردن جمله با Track Changes

1- نشانگر ماوس را در جایی که می‌خواهید نوشته‌ای اضافه کنید قرار دهید.

2- نوشته مورد نظرتان را تایپ کنید. در حالت All Markup، این جمله با یک خطی که زیرش کشیده شده نشان داده می‌شود.

جایگزین کردن نوشته با Track Changes

1- کلمه یا جمله‌ای که می‌خواهید جایگزین شود را انتخاب کنید.

2- متن جایگزین را تایپ کنید. متن اولیه همچنان در جای خود قرار می‌گیرد ولی با یک خطی که رویش کشیده شده نشان داده می‌شود و کلمه جایگزین شده نیز با خطی که زیرش کشیده شده مشخص می‌شود.

تغییر فرمت با Track Changes

1- متنی که نیاز به تغییر فرمت دارد را انتخاب کنید.

2- فرمت مورد نظر را اعمال کنید. Track Changes به طور خودکار این تغییر را با سایر مارک‌ آپ‌ها نشان می‌دهد. البته در صورتیکه در گزینه Show Markup، انتخاب کرده باشید که تغییر فرمت نیز مشخص شود.

قبول یا ردی کردن مارک آپ‌ها با Track Changes

مارک آپ می‌تواند توسط یک ویراستار یا مرورگر دیگر ایجاد شده باشد و شما می‌توانید در ویرایش نسخه خودتان، برخی از این تغییرات را اعمال کرده و به تشخیص خودتان، برخی دیگر را رد کنید.

قبولی یا رد مارک آپ‌ها- روش اول

1- به روی متنی که تغییرات روی آن مشخص شده راست کلیک کنید.

2- از بین گزینه‌هایی که به شما نمایش داده می‌شود، در صورت موافقت با تغییر اعمال شده گزینه Accept و در صورتی که می‌خواهید آن را رد کنید گزینه Reject را انتخاب کنید.

قبولی یا رد مارک آپ‌ها- روش دوم

1- متنی که می‌خواهید تغییرات آن را رد یا قبول کنید، انتخاب کنید.

2- دکمه Reject یا Accept را از تب Review انتخاب کنید.

قبولی یا رد کردن تمامی مارک آپ‌ها

در گزینه‌های قبلی ما به شما گفتیم چطور می‌توانید هر قسمت ویرایش شده را به طور مجزا رد یا قبول کنید.

اما شما همچنین می‌توانید این کار را به روی تمامی مارک آپ‌ها اعمال کنید. به شرطی که نسبت به ویرایش و بررسی انجام گرفته اطمینان کافی داشته باشید. ما به شما پیشنهاد می‌کنیم پیش از اینکه دقت و صحت هر یک از تغییرات انجام شده را بررسی نکردید، همه آن‌ها را رد یا قبول نکنید.

در هر صورت، برای انجام این کار باید مراحل زیر را طی کنید.

1- در تب Review، دو دکمه به نام‌های Accept و Reject وجود دارد. هر کدام را که می‌خواهید اعمال کنید باز کنید.

2- گزینه مورد نظرتان را از لیستی که باز می‌شود انتخاب کنید. مثلا accept/reject all changes یا accept/reject all changes and stop tracking.

اضافه کردن توضیحات

با فعال یا غیرفعال بودن ابزار Track Changes شما می‌توانید در هر حال از ابزار Comment برای ارائه نظرات و توضیحات درباره هر تغییر اعمال شده استفاده کنید.

اضافه کردن توضیحات- روش اول

1- نوشته‌ای که می‌خواهید برای آن توضیحی بنویسید را انتخاب کرده و سپس راست کلیک کنید.

2- از بین گزینه‌ها، New Comment را انتخاب کنید.

اضافه کردن توضیحات- روش دوم

1- متنی که می‌خواهید برای آن توضیحی بنویسید را انتخاب کنید.

2- از تب Review دکمه New Comment را بزنید.

حذف توضیحات

شما می‌توانید هر توضیحی که برای تغییرات متن اضافه شده است را حذف کنید.

حذف تکی توضیحات- روش اول

1- به روی بالون گفتگو راست کلید کنید.

2- از میان گزینه‌هایی که در لیست نشان داده می‌شود، Delete Comment را انتخاب کنید.

حذف توضیحات- روش دوم

1- بالون توضیحات را انتخاب کنید.

2- از میان دکمه‌های تب Review، گزینه Delete یا Reject را انتخاب کنید.

حذف تمام توضیحات

1- از میان گزینه‌های تب Review، به روی Delete کلیک کنید تا منوی آن باز شود.

2- از بین گزینه‌های آن، Delete All Comments in Document را انتخاب کنید.

نمایش صفحه بازبینی

پنجره بازبینی یا Reviewing Pane تمامی توضیحات و مارک آپ‌های موجود در متن را در کنار تعدادشان نشان می‌دهد. حتما لزومی ندارد در Track Changes از پنجره بازبینی استفاده کنید اما استفاده از این ابزار می‌تواند برای زمان‌هایی که نیاز به پیدا کردن یک مارک آپ خاص دارید یا می‌خواهید ببینید چه تعداد توضیحات و مارک آپ در متن ایجاد کرده‌اید مفید است.

1- برای بازکردن پنجره بازبینی، در تب Review گزینه Reviewing Pane را انتخاب کنید.

2- برای بستن پنجره نیز از همان روش استفاده کنید.

استفاده از ابزار گوناگون موجود در برنامه Microsoft Word می‌تواند به شما کمک کند تا عملکرد بهتری هنگام نگارش یا ویرایش متن داشته باشید.

در این مطلب به توضیح و نحوه کار با ابزار Track Changes که در زمینه ویرایش یا نمونه خوانی می‌تواند به شما کمک کند پرداختیم. در صورتی که مشکلی با استفاده از این ابزار داشتید حتما در بخش نظرات با ما در میان بگذارید.